Établir une facture n’est pas une simple formalité : au Luxembourg, c’est un document fiscal strictement encadré.
Une facture incomplète peut empêcher la déduction de la TVA et exposer l’entreprise à des sanctions.
Voici les règles à respecter pour produire une facture parfaitement conforme.
1. Pourquoi la conformité est-elle essentielle ?
Une facture constitue à la fois :
- la preuve de chiffre d’affaires et de TVA collectée pour l’émetteur,
- la preuve de dépense et de TVA déductible pour le client.
Si une mention obligatoire manque, l’administration peut refuser la déduction de TVA — ou considérer l’opération comme irrégulière. Assurer la conformité protège donc les deux parties.
2. Les mentions obligatoires
Pour être valide, une facture doit contenir les éléments suivants :
A. Informations sur le fournisseur
- Nom ou raison sociale
- Forme juridique (ex. Sàrl, SA)
- Adresse du siège
- Numéro RCS
- Numéro d’autorisation d’établissement (si applicable)
- Numéro de TVA intracommunautaire
B. Informations sur le client
- Nom ou raison sociale
- Adresse complète
- Numéro de TVA si le client est assujetti (obligatoire pour les opérations intracommunautaires)
C. Informations propres à la facture
- Numéro unique et séquentiel
- Date d’émission
- Date de livraison ou de prestation si différente
- Description précise des biens ou services
- Quantité et prix unitaire
- Montant hors taxe
- Taux de TVA (17 %, 14 %, 8 %, 3 % — pas d’autre taux)
- Montant de TVA
- Montant total TTC
- Conditions de paiement
3. Mentions particulières selon les situations
Certaines opérations exigent des mentions obligatoires supplémentaires :
- Autoliquidation
« Autoliquidation – TVA due par le preneur » - Opération exonérée
« Exonération de TVA selon la législation luxembourgeoise » - Régime de franchise (petites entreprises ≤ 50 000 € CA)
« TVA non applicable – régime de franchise » - Autofacturation
« Autofacturation » - Acompte
Mention « Acompte » + référence au solde futur
Ces mentions doivent apparaître clairement et sans ambiguïté.
4. Délai d’émission
La facture doit être émise au plus tard le 15 du mois suivant celui de la livraison ou de la prestation.
C’est une exigence légale pour les entreprises assujetties à la TVA.
5. Facture simplifiée (≤ 100 € TTC)
Une facture simplifiée peut être utilisée pour les ventes de faible montant :
- lorsque le total TTC n’excède pas 100 €,
- mais jamais pour les livraisons intracommunautaires de biens.
Elle doit comporter au minimum :
- la date,
- l’identité et l’adresse du fournisseur,
- la nature des biens ou services,
- le prix total TTC,
- le taux ou le montant de TVA.
6. Facture électronique
La facture électronique est pleinement reconnue au Luxembourg. Elle doit garantir :
- l’authenticité de son origine,
- l’intégrité de son contenu,
- sa lisibilité sur toute la durée de conservation.
Depuis mars 2023, elle est obligatoire pour les relations avec les entités publiques (marchés publics et concessions).
En B2B classique, elle reste facultative mais fortement recommandée.
7. Conservation obligatoire
Les factures doivent être conservées 10 ans, sur support papier ou électronique.
En cas d’archivage numérique, leur intégrité doit pouvoir être démontrée à tout moment.
8. Erreurs fréquentes à éviter
- Numérotation non séquentielle
- Oubli du numéro de TVA
- Taux de TVA incorrect
- Absence de la mention « Autoliquidation » quand elle est requise
- Facture émise hors délai
- Description insuffisante ou trop vague
Un contrôle rapide avant l’envoi permet d’éviter la plupart des erreurs.
9. Bonnes pratiques
- Vérifier le numéro de TVA du client via le système VIES
- Utiliser un logiciel fiable pour la numérotation
- Conserver les factures dans leur format original (papier ou PDF scellé)
- Faire valider son modèle de facture par un professionnel
En résumé
Une facture conforme au Luxembourg doit être complète, exacte, émise dans les délais et adaptée au type d’opération (autoliquidation, exonération, franchise TVA, etc.).
Une facturation rigoureuse protège l’entreprise, sécurise la déduction de TVA et renforce la fiabilité comptable.
